Die E-Rechnung (elektronische Rechnung ab 1.1.25)

Die Verpflichtung zur E-Rechnung betrifft ab 01.01.2025 Leistungen zwischen nationalen Unternehmen – sprich im B2B Bereich. Aber Achtung auch an alle Kleinunternehmer: Auch Kleinunternehmer müssen sich zukünftig mit der E-Rechnung auseinandersetzen, da sie diese empfangen können müssen. Egal ob man die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmt oder nicht. Oder ob man freiberuflich tätig ist. Sobald ein leistendes Unternehmen eine E-Rechnung übermittelt, müssen Sie sicherstellen, diese auch korrekt empfangen zu können.

 

Die E-Rechnung muss in einem "strukturierten elektronischen Format" ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Beispielsweise im E-Rechnungsformat „ZUGFeRD“ ab Version 2.0.

Es gibt zwar eine Übergangsregelung, in der weiterhin eine „sonstige Rechnung „ versendet werden kann.

Die Verpflichtung des Leistungsempfängers eine elektronische Rechnung anzunehmen, wird von der Übergangsregelung allerdings wie eingangs erwähnt nicht berührt.

 

 

Somit obliegt es dem Rechnungsversender, ob er eine E-Rechnung sendet oder eine sonstige Rechnung übermittelt. (Mehr zu sonstigen Rechnung s.u.). Auch Kleinunternehmer müssen ab 01.01.2025  in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen zu können. Es ist daher ratsam, dass Sie sich frühzeitig bei Ihrem Softwareanbieter oder IT Dienstleister nach der Implementierungsmöglichkeit der E-Rechnung erkundigen. 

E-Rechnungspflicht ab 2025 & GoBD kurzgefasst
Ab Januar 2025 sind nur Rechnungsformate gemäß der europäischen Norm EN 16931, wie beispielsweise Xrechnung und dem elektronischen Rechnungsformat ZUGFeRD ab Version 2.0 zulässig. Im Zuge dessen müssen die E-Rechnungen selbstverständlich nach wie vor GoBD konform sein.

Sollten Sie keine E-Rechnungen empfangen können, kann das schwerwiegende Folgen haben. Beispielsweise kann Ihnen der Vorsteuerabzug versagt werden, sowie im worst Case die Kosten seitens der Finanzbehörden komplett gestrichen werden. Auch kann bei Missachtung der GoBD die Buchhaltung komplett verworfen werden, wodurch die Einnahmen höher geschätzt werden können, als diese tatsächlich sind. Achten Sie daher stehts auf die strikte Einhaltung der GoBD! E-Rechnungen müssen auch stets zeitnah erfasst und gebucht werden.

Eingangsrechnungen müssen mit nachvollziehbaren Identifizierungsmerkmalen versehen sein.
Sind Sie beim Thema E-Rechnung und GoBD verunsichert, ziehen Sie rechtzeitig einen Steuerexperten bzw. eine Steuerexpertin zu Rate. 

Die E-Rechnungspflicht ist unvermeidbar, wenn eine Verpflichtung zur Rechnungsausstellung besteht, der Leistungsempfänger ein Unternehmer ist, der die Leistung für Zwecke seines Unternehmens bezieht, und sowohl Auftragnehmer sowie Auftraggeber im Inland oder in einem in § 1 Abs. 3 UStG genannten Gebiet ansässig sind.

Sind Auftragnehmer und/oder Auftraggeber nicht im Inland ansässig, kann die Rechnung auch als „sonstige Rechnung“ ausgestellt werden.

Zum Thema GoBD gibt es noch zu erwähnen, dass E-Rechnungen wie der Name schon sagt, elektronische Dokumente sind. Diese müssen gemäß GoBD zwingend im digitalen Ursprungsformat aufbewahrt werden.

Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres der Ausstellung.

Für den Vorsteuerabzug müssen E-Rechnungen unveränderbar sein, wobei spätere Änderungen erkennbar bleiben müssen. Eine revisionssichere Aufbewahrung kann beispielsweise durch ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) unterstützt werden. 

E-Rechnungen müssen in maschinenlesbaren Formaten wie beispielsweise XML oder EDIFACT (EDI) - dem internationalen Standardformat für elektronischen Datenaustausch verarbeitet werden. Weiter ist ein sogenannter Viewer erforderlich, E-Rechnungen lesen zu können.

 

E-Mails, die Rechnungen enthalten oder als Handels- oder Geschäftsbrief fungieren, müssen im Rahmen der GoBD auch elektronisch aufbewahrt und archiviert werden! Um noch nebenbei zu bemerken - das Finanzamt hat das Recht während Betriebsprüfungen auf elektronische Rechnungen und gescannte Belege zuzugreifen. Für den elektronischen Rechnungsaustausch und das Scannen von Papierrechnungen ist die Erstellung einer Verfahrensdokumentation erforderlich, welche Sie je nach Fall den Finanzbehörden offenlegen müssen.

Diese muss die Umsetzung der GoBD-Vorgaben zu 100% aufzeigen und wie die Buchhaltung grundsätzlich auch für Dritte nachvollziehbar sein. 

Welche Bestandteile müssen E-Rechnungen zwingend mindestens vorweisen, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen?:
1.    Rechnungsnummer
2.    Ausstellungsdatum
3.    Lieferdatum
4.    Rechnungsempfänger (mit vollständigen Adressdaten)
5.    Rechnungsersteller (mit vollständigen Adressdaten)
6.    Auflistung der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen
7.    Einzelpreise und Mengen
8.    Gesamtrechnungsbetrag
9.    Steuersätze und Steuerbeträge
10.    Zahlungsbedingungen
11.    Bankverbindung

Übergangsregelung & Ausnahmen E-Rechnung vom 1.1.2025 bis 31.12.2026:
Für Umsätze zwischen dem 1. Januar 2025 und dem 31. Dezember 2026 kann weiterhin mit einer "sonstigen Rechnung" abgerechnet werden, auch wenn eine E-Rechnung erforderlich wäre. Bei Abrechnung mit einer anderen elektronischen Rechnungsart (sonstige Rechnung) ist die Zustimmung des Leistungsempfängers nötig, während dies bei papierhaften Rechnungen nicht erforderlich ist. Für kleinere Unternehmer mit einem Gesamtumsatz von bis zu 800.000 € im Vorjahr (2026) gilt diese Ausnahmeregelung bis zum 31. Dezember 2027 für Umsätze zwischen dem 1. Januar und 31. Dezember 2027.

Was bedeutet „E-Rechnung“ (elektronische Rechnung) überhaupt?
E-Rechnung ist sozusagen die digitale Version einer herkömmlichen Papierrechnung.

Im Gegensatz zu einer ausgedruckten Rechnung wird eine E-Rechnung elektronisch erstellt, übermittelt und empfangen. Der Hintergrund bzw. die Besonderheit an einer E-Rechnung in diesem Kontext ist allerdings, dass sie in einem speziellen, sogenannten einheitlichen „strukturierten Format“ (XML Format) vorliegt, welches eine automatische Verarbeitung durch Computer ermöglicht.

Keine E-Rechnungspflicht unter 250€ (BMF, Schreiben vom 15.10.2024, Tz. 23).
Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise unter 250€ Gesamtbetrag können weiterhin als "sonstige Rechnungen" in Papierform übermittelt werden. Bei Rechnungen über 250€, muss eine E-Rechnung ausgestellt werden

 

§ 14 Abs. 1 UstG Definitionen E-Rechnung & sonstige Rechnung:
1.) Elektronische Rechnung / E-Rechnung:

Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Die Rechnung muss der europäischen Norm für

elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU vom 16.4.2014 entsprechen. Eine E-Rechnung kann neben der europäischen Norm auch in einem zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbarten elektronischen Format erstellt werden, wenn das Format die richtige und vollständige Extraktion der nach dem UStG (Umsatzsteuergesetz) erforderlichen Angaben aus der elektronischen Rechnung in ein Format ermöglicht, das der europäischen Norm entspricht oder mit dieser interoperabel ist um eine Technologieoffenheit zu gewährleisten.

 

2.) Sonstige Rechnung:

Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird.

Dies sind ab dem 1.1.2025 dann auch Rechnungen, die im PDF-Format oder als JPEG-Datei übertragen werden.

Eine elektronische Rechnung oder elektronisch übermittelte Rechnung, die nicht dem CEN-Format EN 16931 entspricht, ist grundsätzlich als "sonstige Rechnung" einzuordnen.

 

Standards bzw. gültige E-Rechnung Formate in Deutschland:
XRechnung:

Ein rein strukturiertes Rechnungsformat, das auf einer XML-Datei basiert. Es ist in Deutschland weit verbreitet und entspricht den europäischen Vorgaben.
ZUGFeRD ab Version 2.0:

Ein hybrides Format, das sowohl eine lesbare PDF-Datei als auch strukturierte Daten im XML-Format enthält. Es bietet eine gute Kompatibilität und ist ebenfalls in Deutschland anerkannt. Das Format erfüllt die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der Norm EN 16931 zur elektronischen Rechnungsstellung.

Weitere E-Rechnung Formate:
PEPPOL BIS (Business Interoperability Specifications):

Ein europäischer Standard für den elektronischen Datenaustausch, der durch das PEPPOL-Netzwerk unterstützt wird. Dieser Standard wird für die grenzüberschreitende Rechnungsstellung innerhalb der EU verwendet, insbesondere bei öffentlichen Aufträgen.
UBL (Universal Business Language):

Ein global verwendetes XML-basiertes Format für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten. UBL wird vor allem in den Niederlanden und Skandinavien sowie in internationalen Handelsbeziehungen eingesetzt.
Factur-X:

Eine Variante des ZUGFeRD-Formats, die speziell für den französischen Markt entwickelt wurde. Factur-X enthält ebenfalls eine PDF-Datei und strukturierte XML-Daten und ist in Frankreich für den Austausch elektronischer Rechnungen anerkannt.
EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport):

Ein EDI-Standard (Electronic Data Interchange) für den internationalen Geschäftsdokumentenaustausch.EDIFACT wird hauptsächlich in der Logistik und im internationalen Handel genutzt und ist in vielen Unternehmen weltweit verbreitet.

Es gibt weitere Formate, die in bestimmten Branchen oder Ländern verwendet werden.

 

Warum ist ein allgemeines Rechnungsformat außerdem sinnvoll?
Grundsätzlich bieten E-Rechnung / strukturierte Daten eine Möglichkeit zur automatischen Verarbeitung in Buchhaltungssystemen. Was ein entscheidender Vorteil zu PDF Rechnungen ist.

Je nach Softwareanbieter können so die Rechnungen in die eigene Buchhaltungssoftware eingespielt werden.

Dies dient zur Fehlervermeidung und bietet natürlich erhebliche Vorteile im Rahmen von Digitalisierungsprozessen. 
Durch die standardisierte Formatierung der XML Rechnungsdateien werden manuelle Eingaben reduziert. Gerade bei hohen Rechnungsvolumen liegt der Vorteil auf der Hand.

Zudem wird durch die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben die rechtliche Gültigkeit der Rechnung eingehalten. In diesem Zuge, auch im Bezug auf Betriebsprüfungen bzw. Steuerprüfungen. Durch das einheitliche Rechnungsformat der neuen E-Rechnung ab 01. Januar 2025 können verschiedene Systeme leichter miteinander kommunizieren.

Um E-Rechnungen letztendlich effektiv zu nutzen, ist es entscheidend, eine Software zu wählen, die das gewünschte XML Format unterstützt und die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Zudem sollte auf die Datenqualität geachtet werden, indem alle Informationen korrekt und vollständig angegeben werden. Die elektronische Archivierung der E-Rechnungen ist ebenfalls wichtig; sie sollte so gestaltet sein, dass die Rechnungen jederzeit leicht zugänglich sind.

 
Was sollten Sie jedenfalls frühzeitig tun?
- Informieren Sie sich über die aktuellen gesetzlichen Bestimmungen bezüglich der E-Rechnung, welche für Sie und Ihr Unternehmen zutreffend sind.
- Welche Anforderungen haben Ihre Geschäftspartner.
- Überprüfen Sie, ob Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihr ERP-System die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen unterstützt.
- Stellen Sie sicher, dass die notwendigen Schnittstellen zu den Plattformen oder Systemen Ihrer Geschäftspartner eingerichtet sind.

E-Rechnung & Importmöglichkeiten in der Buchhaltung
Da die E-Rechnung auf dem XML-Format, das alle relevanten Rechnungsdaten in strukturierter Form enthält, können dann im Idealfall (je nach Softwareanbieter) die Rechnungsdaten direkt in die Buchhaltungssoftware importiert werden. 

Was ist der Unterschied der E-Rechnung zu einer PDF-Rechnung?
Eine PDF-Rechnung ist zwar ebenfalls eine Art elektronische Rechnung, aber eine normale PDF Rechnung besteht nicht aus den sogannten strukturierten Daten. Das bedeutet, dass sie für eine automatische Verarbeitung nicht bzw. weniger geeignet ist und eine PDF Rechnung weiterhin manuell erfasst werden muss.

Info über ZUGFeRD ab Version 2.0 in Bezug auf E-Rechnungen
ZUGFeRD (Zentraler User Guide für den formatierten Austausch von Rechnungen) ist ein hybrides Rechnungsformat, das sowohl eine lesbare PDF-Datei als auch strukturierte Daten im XML-Format enthält bzw. miteinander vereint.

Es ist ein in Deutschland inzwischen eine Art weit verbreiteter Standard für elektronische Rechnungen und bietet eine gute Kompatibilität mit verschiedenen EDV Systemen auf dem Markt.

Warum ist ZUGFeRD so beliebt?
Die Lesbarkeit der in einer ZUGFeRD-Rechnung enthaltenen PDF-Datei ermöglicht eine einfache visuelle Überprüfung der Rechnung, wodurch Benutzer die Inhalte schnell erfassen können. Zudem fördern die strukturierten Daten im XML-Format die Automatisierung, da diese von entsprechender Software zur automatischen Verarbeitung genutzt werden können.

 

Ein weiterer Vorteil von ZUGFeRD ist die hohe Flexibilität bei der Gestaltung der Rechnung; sie lässt sich an unterschiedliche Anforderungen anpassen, ohne dabei die strukturierte Grundlage zu verlieren. Darüber hinaus ist das ZUGFeRD-Format mit verschiedenen ERP-Systemen und Buchhaltungssoftware kompatibel, was die Integration in bestehende Systeme erheblich erleichtert.

Wie funktioniert ZUGFeRD?
Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus zwei Teilen:
1.) PDF-Datei: Enthält die visuell dargestellte Rechnung mit allen relevanten Informationen. 
2.) XML-Datei: Enthält die gleichen Informationen wie die PDF-Datei, jedoch in einem strukturierten Format, das von Computern verarbeitet werden kann.

Die XML-Datei ist in der PDF-Datei eingebettet oder als separate Datei angehängt.

Während XRechnung ein rein strukturiertes Format ist, kombiniert ZUGFeRD die Vorteile der strukturierten Daten mit der Lesbarkeit einer PDF-Datei. 

 

Exkurs – Was sind eigentlich eine XML Datei und strukturierte Daten?
Eine XML-Datei ist eine strukturierte Textdatei, die Informationen in einem hierarchischen, Format organisiert. Diese Dateien enthalten Daten als auch die dazugehörigen Beschreibungen, die durch sogenannte Tags definiert werden. Sie sind sowohl für Menschen als auch für Maschinen lesbar, wobei spezialisierte Programme und Bibliotheken das maschinelle Auslesen erleichtern.

Maschinelles Lesen bezeichnet dahingehend das Auslesen und Verarbeiten von Daten durch Computer, ohne dass ein Mensch eingreifen muss. Dabei „versteht“ der Computer die Daten in einem strukturierten Format so, dass er sie interpretieren, weiterverarbeiten oder analysieren kann.

Damit Daten maschinell gelesen werden können, müssen sie in einem strukturierten Format wie beispielsweise einer XML Datei vorliegen. Die Formatierungen sind so aufgebaut, dass Informationen durch standardisierte und eindeutig interpretierbare Tags oder Felder beschrieben werden. Dies ermöglicht es Computern, gezielt nach bestimmten Informationen zu suchen und sie automatisiert zu verarbeiten, sei es für Buchhaltungsprozesse, den Datenaustausch zwischen Systemen oder Berichte.

Im Kontext von E-Rechnungen erleichtern strukturierte Daten das maschinelle Lesen:

Wie bereits mehrfach erwähnt, kann eine Rechnung im XML-Format beispielsweise von passenden Buchhaltungssoftwarew automatisch eingelesen, geprüft und verarbeitet werden. 

Der erste Schritt beim Lesen einer XML-Datei besteht darin, den Aufbau zu verstehen. XML-Dateien bestehen aus Tags, auch Elemente genannt, die die Daten sozusagen organisieren. Diese Tags sind durch öffnende <Tagname> und schließende </Tagname> Klammern gekennzeichnet. Innerhalb dieser Tags befinden sich die tatsächlichen Datenwerte, und es können zudem weitere Untertags enthalten sein.

 

Attribute innerhalb eines Tags bieten zusätzliche Informationen, beispielsweise könnte ein Tag wie <Person name="Max Mustermann" age="25"> verwendet werden. Um eine XML-Datei auszulesen, kommt in der Regel ein XML-Parser zum Einsatz. Dieser interpretiert die Struktur und den Inhalt der Datei und wandelt sie in ein für Computer lesbares Format um. Es gibt verschiedene Arten von XML-Parsers. Die meisten Programmiersprachen bieten Bibliotheken an, die das einfache Lesen von XML-Dateien ermöglichen. Nach dem Auslesen der XML-Daten können diese in Variablen, Objekte oder andere Datenstrukturen umgewandelt werden, um eine effiziente Weiterverarbeitung innerhalb der Anwendung zu gewährleisten.

 

Oft werden die extrahierten Daten auch in Datenbanken oder andere Formate überführt oder in einem Frontend zur Anzeige gebracht. Strukturierte Daten sind im digitalen Sprachgebrauch solche Daten, die in einem festen bzw. standardisierten Datenformat angeordnet sind und sich aufgrund der Datenanordnung maschinell verarbeiten lassen. Eine vordefinierte Struktur, die eine einfache Speicherung, Durchsuchbarkeit und Analyse ermöglicht. Ein typisches Beispiel für strukturierte Daten sind Datenbanken, in denen Informationen in Datenbanken in Tabellenform angeordnet sind, mit klaren Zeilen und Spalten. Jede Spalte hat einen bestimmten Datentyp, wie etwa Text, Zahl oder Datum.

 

Im Gegensatz zu den strukturierten Daten stehen "unstrukturierte Daten". Diese sind Textdokumente oder Bilder, die keine einheitliche Struktur aufweisen. 

Die genaue Formatierung einer E-Rechnung ist gesetzlich geregelt und variiert je nach Land und den jeweiligen Vorschriften. Das Ziel ist stets, eine strukturierte elektronische Datei zu erstellen, die eine automatische Verarbeitung ermöglicht, ohne dass die Daten manuell erfasst werden müssen.

 

Bin ich nun zur Erstellung einer E-Rechnung verpflichtet?
Die Verpflichtung zur Erstellung einer E-Rechnung ist von verschiedenen Faktoren abhängig, insbesondere von der Art des Geschäftspartners, der Umsatzhöhe und den geltenden gesetzlichen Vorgaben. Im öffentlichen Sektor sind Unternehmen in vielen Ländern, darunter auch Deutschland bereits seit 2020 verpflichtet, bei Geschäften mit öffentlichen Auftraggebern (bspw. Behörden) – ab einer bestimmten Auftragshöhe elektronische Rechnungen zu erstellen. Diese elektronischen Rechnungen können bei öffentlichen Aufträgen (je nach Teilnahme) über das Portal OZG-RE „Onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform“ des Bundes übermittelt werden.

Diese gesamte Entwicklungen zeigt auf, dass die E-Rechnung zunehmend in Umlauf sein wird.

Als Unternehmerin / Unternehmer  sollten Sie sich frühzeitig auf diese Veränderungen einstellen.

Auch wenn Sie jetzt noch nicht zwingend am E-Rechnungsversand teilnehmen müssen, müssen Sie gewährleisten, dass Sie E-Rechnungen empfangen können.

Im Zuge dessen ist es mehr als eine Überlegung wert, das eigene System bereits frühzeitig ins E-Rechnungsformat zu konvertieren.

 

So sind Sie für die Zukunft gewappnet!

Versäumen Sie in beiden Fällen des Rechnungsversandes (bei E-Rechnung sowie sonstige Rechnung) jedoch nicht, die GoBD einzuhalten!